Check list per preparare una riunione

• Abbiamo definito con precisione gli obiettivi della riunione?
• Abbiamo stabilito chi sono i partecipanti alla riunione e valutato le motivazioni del loro coinvolgimento?
• Abbiamo pensato all’eventuale assegnazione di compiti e responsabilità ai membri della riunione (controllore dei tempi, supporto per la presentazione, segretario addetto alla stesura del verbale o altro)?
• Abbiamo inviato ai partecipanti l’ordine del giorno (informazioni su obiettivi, tematiche affrontate, orari, luogo, ecc.) con sufficiente anticipo?
• Abbiamo strutturato la scaletta di svolgimento della riunione (temi, modalità di svolgimento e relative tempistiche)?
• Abbiamo definito cosa e come fare per stimolare il coinvolgimento e la partecipazione attiva dei presenti?
• Abbiamo ipotizzato ed analizzato le possibili domande e criticità dei partecipanti?
• Abbiamo progettato la documentazione da utilizzare durante la riunione?
• Abbiamo predisposto gli adeguati strumenti di supporto alla riunione: proiettore, lavagna a fogli mobili, documentazione da distribuire ai partecipanti, blocco per gli appunti e penne, acqua e generi di conforto, segnaposti, pennarelli, ecc. ?
• Abbiamo programmato un sopralluogo per verificare che tutto sia in ordine (disposizione tavoli, funzionalità degli strumenti, ecc.)?
• Abbiamo pensato a come dare un seguito concreto alla riunione?